Cinco dicas para escolher fornecedores e parceiros em eventos corporativos

Quando um evento corporativo alcança os resultados pretendidos ou supera as expectativas, pode ter certeza de que ele contou com serviços de qualidade desde o seu planejamento até a execução.

Quer bons motivos para a sua empresa investir em eventos corporativos? Então, vamos lá! Além de ser uma excelente forma de promover a sua marca, os eventos corporativos são ferramentas de marketing eficazes para incentivar o networking entre pessoas de diferentes ramos, engajar parceiros, promover a prospecção de clientes e, até mesmo, alavancar a produtividade da empresa.

Pois saiba que, no competitivo mundo dos negócios, as empresas estão buscando a realização de iniciativas que vão desde congressos, feiras ou coquetéis, como uma oportunidade de crescimento do seu negócio. E não é só isso. Uma maneira eficaz de fortalecer a relação com os colaboradores e os incentivando para conquistar novos desafios.

Entretanto, um evento corporativo de qualidade, tanto interno como externo, precisa seguir uma série de etapas para alcançar os seus objetivos. Isso passa pela definição dos palestrantes aos mestres de cerimônia, com muito planejamento e a escolha dos melhores fornecedores e parceiros. Tudo para que o trabalho saia da melhor maneira possível, alcançando os resultados pretendidos.

E se você quer saber como ter ao seu lado os melhores aliados na hora de organizar e executar os seus projetos na área, não deixe de ler este artigo e as cinco dicas que preparamos para ajudar você nessa escolha.

Cinco dicas para escolher fornecedores de qualidade para o seu evento

Na hora de organizar um evento corporativo, não podemos esquecer de um ponto fundamental: estamos trabalhando a imagem da empresa. Por isso, para que seja possível transmitir o posicionamento e os princípios do negócio, a escolha dos fornecedores é primordial.

Isso porque os serviços prestados devem estar de acordo com os padrões do evento. Pois, de nada adianta organizar algo grandioso, com toda a pompa e circunstância, se o que vai ser lembrado será aquilo que não foi bom, não é mesmo?! Dê uma olhada nessas dicas incríveis.

1. Pesquise

Não abra mão de pesquisar em sites de eventos e nas redes sociais sobre quem são os parceiros que você vai contratar. Hoje em dia, a internet é uma aliada para quem busca referências sobre o que é bom ou ruim. E nesta área, existem portais especializados em indicar prestadores para os mais diversos tipos de serviço, com filtros para aquilo que você precisa, como a localização.

2. Converse

Não busque apenas por dicas no mundo virtual. Peça sugestões de nomes aos conhecidos e às empresas que utilizam tais serviços, pergunte como foi o trabalho realizado e se atendeu às expectativas. Nada melhor do que um feedback verdadeiro, das pessoas que você confia, já que um bom relacionamento com fornecedores também gera bons resultados.

3. Busque orçamentos

Depois, faça vários orçamentos e analise as propostas com cuidado. Cada fornecedor tem uma particularidade, vantagens e desvantagens. E não esqueça de que, nem sempre, o mais barato pode ser o melhor para aquilo que você necessita.

4. Pós-venda

Dessa forma, leve em conta o custo-benefício da proposta e se, mesmo após as entregas dos produtos, existe o suporte do pós-venda — um diferencial e tanto na prestação de serviços.

5. Experimente

Além disso, conferir de perto o que está sendo oferecido também é muito importante. No caso de um buffet, nada melhor do que provar antes a comida que você servirá aos convidados. O mesmo vale para uma boa playlist. Ou seja, a qualidade deve ser uma preocupação constante para um evento de sucesso!

Como buscar parcerias em eventos corporativos

É importante ressaltar que organizar um evento não é tarefa fácil. A atividade exige dedicação total, para que tudo saia como o planejado. E poder contar com o trabalho de bons fornecedores e parceiros ajuda a evitar muitas dores de cabeça. Logo, nada melhor do que procurar a ajuda de uma equipe especializada, para garantir resultados satisfatórios.

Porém, existe uma etapa imprescindível para que você tenha ao seu lado o que realmente precisa. Trata-se da análise sobre a estrutura do evento, com o tamanho da iniciativa, onde será realizada, o número de convidados e quem se pretende alcançar. Assim, todos os cenários possíveis são desenhados para iniciar a busca pelos parceiros certos.

Mas, antes de começar essa caminhada, o ideal é conhecer quais os pontos altos e fracos da sua empresa, no que se refere à organização de eventos corporativos. Isso ajuda a identificar quais processos podem ser conduzidos de forma interna e o que precisa de uma intervenção especializada.

Uma vez definido o que será feito pelo time externo, dê uma olhada no que o mercado está fazendo e obtenha referências que estejam alinhadas com o que você precisa. E, principalmente, que reflitam os valores e a cultura da empresa, para garantir que os parceiros atendam a tais necessidades.

E para que tudo tenha um fluxo o mais adequado possível, tenha em mente que a execução de um evento precisa contar com a divisão de tarefas e responsabilidades. Dessa forma, acompanhar todas as etapas do trabalho pode ser essencial para o equilíbrio da organização, uma vez que a comunicação também deve estar bem alinhada, para evitar conflitos e desencontros.

Caso todo o serviço seja terceirizado, não deixe de acompanhar de perto o que está sendo realizado, mas sem deixar de proporcionar autonomia aos profissionais. Afinal, você deve confiar naqueles que vão conduzir os trabalhos e aproveitar todo o potencial do evento corporativo.

E, assim, a sua empresa poderá colher os benefícios, como a redução de custos e o impacto financeiro positivo para a sua empresa, a partir de melhor planejamento de compras e investimentos. Sem esquecer da fidelização, já que a qualidade proporcionada será capaz de agregar valor ao produto final, gerando clientes satisfeitos e felizes com o resultado obtido com o evento corporativo.

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A Actually é uma empresa que atua há nove anos no mercado, na curadoria e assessoria completa de palestras, treinamentos e eventos corporativos, do início ao fim.

Um trabalho personalizado, com o objetivo de entregar projetos que agreguem valor e contribuam para resultados significativos, o que inclui o planejamento, organização e implantação de palestras, cursos, workshops e treinamentos em empresas, bem como na gestão e assessoria que respeitam os valores do negócio.

Isso passa por todo o processo da contratação de profissionais, tanto dos palestrantes como dos mestres de cerimônia e artistas. Tudo para agregar valor e contribuir, de forma significativa, para os melhores resultados.

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